Assistant en administration des affaires

Description de l'emploi

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour soutenir notre équipe en veillant à ce que notre bureau ait toujours une longueur d'avance. Vous assisterez le vice-président chargé de l'administration des affaires, en aidant notre bureau à fonctionner comme une machine bien huilée.

À propos de l'encre

Ink est une société informatique innovante basée sous le soleil d'Alicante (Elche), en Espagne. Le portefeuille de produits diversifié de la société fournit une technologie de service aux passagers pour l'industrie du voyage à travers trois canaux - Desktop, Mobile et Self Service - à partir de notre plateforme Cloud. 

Nous fournissons des produits et des services critiques à plusieurs clients du secteur de l'aviation internationale et nos systèmes ont traité plus de 50 millions de passagers pour plus de 100 compagnies aériennes dans des aéroports du monde entier.

Responsabilités professionnelles

• Gestion et organisation du bureau : Gérer les tâches administratives telles que la numérisation, la copie, l'impression et l'archivage, tout en maintenant un haut degré de précision. 
• Aider à l'organisation de réunions internes et externes et à la réservation d'événements.
• Organiser et mettre en place la restauration, y compris : préparer les cafés, débarrasser la salle de réunion, aider à la restauration, pour les réunions et les événements organisés en interne.
• Veiller à l'organisation des fournitures de bureau et du stock d'encre et au bon fonctionnement du bureau.
• Soutien aux départements : Fournir un soutien adaptable à différents départements, tels que le matériel et les finances, en ajustant les priorités en fonction des besoins pour garantir l'efficacité des opérations.
• Communication et coordination : Assurer la liaison entre les équipes et les partenaires externes, en facilitant une communication claire et des opérations sans faille.
• Voyages et logistique : Organiser les déplacements et l'hébergement en veillant à l'exactitude et au respect des délais. 
• Gérer la coordination des livraisons entrantes et superviser la réception, y compris l'accueil des visiteurs et des contractants.
• Gestion des actifs et des stocks : Suivre le matériel, tenir des registres précis dans des feuilles de calcul, gérer l'inventaire du bureau et assurer la coordination avec les fournisseurs et les sous-traitants pour maintenir les niveaux de stock à un niveau satisfaisant.
• Préparer le matériel et les consommables pour les clients, ce qui implique la mise en boîte et l'étiquetage du matériel et le suivi des commandes.
• Tâches de soutien à l'EPR, le cas échéant.

‍

Expérience et qualifications

• Au moins trois ans d'expérience dans l'administration et le soutien aux entreprises dans un environnement en constante évolution.
• Maîtrise de l'espace de travail Google (Docs, Sheets, Slides, etc.) pour la gestion des données et de la documentation.
• Excellentes aptitudes à la communication et à la collaboration, avec une forte capacité à travailler en équipe.
• Un grand souci du détail et des compétences organisationnelles ; la précision est essentielle dans des tâches telles que la réservation de voyages et la mise à jour de dossiers.
• La maîtrise de l'anglais et de l'espagnol est essentielle, car vous serez amené à interagir avec les clients et les fournisseurs dans les deux langues.
• Capacité à adapter rapidement et efficacement les priorités en fonction de l'évolution des tâches et des besoins au cours de la journée. 

‍

Lorsque vous sélectionnez "Postuler maintenant", veillez à inclure votre CV dans le corps de l'e-mail et à indiquer l'intitulé du poste et le lieu pour lequel vous postulez dans la ligne d'objet.